Logo
Landeshauptstadt Düsseldorf

Vorzimmerassistenz

  • Düsseldorf
Vorzimmerassistenz, 1. Bild

BesGr A 9 LBesO (Laufbahngruppe 1) oder EG 9a TVöD 

Besetzbar ab sofort für das Dezernat 08 – Dezernat für Infrastruktur und Mobilität

 

Dem Dezernat für Infrastruktur und Mobilität der Landeshauptstadt Düsseldorf sind das Amt für Verkehrsmanagement, das Amt für Brücken-, Tunnel- und Stadtbahnbau, der Stadtentwässerungsbetrieb sowie das Amt für Gebäudemanagement zugeordnet.

Zur Verstärkung des Teams des Beigeordneten wird eine aufgeschlossene und engagierte Person gesucht. Die Tätigkeiten sind vielfaltig, erfordern Flexibilität und eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation sind wichtige Grundlagen.

Ihre Aufgaben unter anderem:

  • Büroorganisation des Geschäftszimmers, Terminkoordination des Beigeordneten

  • Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen, Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage

  • Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen, Arbeitskreisen und Konferenzen

  • Übernahme von Recherchearbeiten, selbstständige Informationsbeschaffung und -analyse

  • Vorbereitung und Planung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs, sowie die Führung der Abwesenheitserfassung (Urlaub/ Krankheit)

  • Anliegen- und Beschwerdemanagement (Annahme, Verteilung, Controlling).

Ihr Profil:

  • abgeschlossene anerkannte Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren in einem für die Sekretariatstätigkeit förderlichen Beruf (hierzu zählen Kaufleute für Büromanagement sowie Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder als Verwaltungswirt*in/ Verwaltungsfachangestellte*r

  • mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit; Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind wünschenswert

  • gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, fundierte Rechtschreibkenntnisse

  • hohes Maß an Belastbarkeit. Teamfähigkeit, Sorgfalt und Organisationsgeschick

  • gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten sowie Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

  • gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware und Spezialsoftware (Outlook, Powerpoint, Word, Excel, Loga, ProTime, Session, xFlow).

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Wir leben Vielfalt – 

Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Interessierte Mitarbeiter*innen werden darauf hingewiesen, dass sich dieses Stellenangebot aus Budgetgründen nur an unbefristet Beschäftigte richtet. Eine Erhöhung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit ist – sofern hierauf kein Rechtsanspruch besteht – grundsätzlich ausgeschlossen.

Der Termin des Auswahlverfahrens stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht fest.

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 05. November2026 über den Button „Stell dich vor!“.

Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen im Fachamt Sina Hünervogt, Telefon 0211 89-28882 gerne zur Verfügung.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Bewerbenden-Büro, Telefon 0211 89-99900, Moskauer Straße 25, 2. OG, rechts. Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 08/00/02/26/300.