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Landeshauptstadt Düsseldorf

Vorzimmerassistenz

  • Düsseldorf
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BesGr A 11 LBesO oder EG 10 TVöD 
Besetzbar ab sofort für das Büro des Oberbürgermeisters
 
Das Büro 01 – Büro des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Düsseldorf – umfasst alle organisatorischen Abteilungen, die dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet sind. Dazu gehören zum Beispiel Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten, Internationales, Ehrenamt, Bürgerservice und –kontakte, Fachreferentinnen und Fachreferenten sowie die Terminkoordination. 
Die Tätigkeit im Büro 01 ist inhaltlich sehr vielfältig und erfordert Flexibilität sowie eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer der Büroleitung kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu. 

Ihre Aufgaben unter anderem:

  • Büroorganisation des Geschäftszimmers und Terminkoordination für den Oberbürgermeister sowie im Vertretungsfalle der Büroleitung 

  • Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen

  • Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs

  • Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage

  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen

  • Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung

  • eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung

  • Pflege und Organisation des Kalenders des Oberbürgermeisters

  • operative Steuerungsunterstützung

  • selbstständige Einschätzung und Priorisierung der eingehenden Terminanfragen und Umstellung des Tagesablaufs

  • Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

  • Führung der Abwesenheitserfassung (Urlaub / Krankheit) in Protime sowie Loga.

Ihr Profil:

  • Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in 

  • nachweisbare mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit sowie Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind hierbei wünschenswert

  • sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit 

  • hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität

  • Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten

  • hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit

  • gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS-Teams et cetera)

  • hohe Belastbarkeit und hohe Reaktionsgeschwindigkeit

  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.

Bewerber*innen müssen für eine Tätigkeit an einem Bildschirmarbeitsplatz im Sinne der Dienstvereinbarung TIV geeignet sein.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Wir leben Vielfalt – 
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.
 
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
 
Der Termin des Auswahlverfahrens stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht fest.
Bitte bewerben Sie sich online bis zum 2. Januar 2025 über den Button „Stell dich vor!“.
 
Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen Sema Karagöz, Telefon 0211 89-92004 gerne zur Verfügung.
 
Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson
Silke Bräuer,
Telefon 0211 89-21225,
Moskauer Straße 25,
3. Etage links
 
Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 01/00/06/24/300.