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Landeshauptstadt Düsseldorf

Verwaltungsassistenz, Mitarbeit Gleichstellungsangelegenheiten

  • Düsseldorf
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BesGr A 9 LBesO (Laufbahngruppe 1.2) oder EG 9a TVöD 
Besetzbar ab 22. Oktober 2024 im Amt für Gleichstellung und Antidiskriminierung
 
Die Landeshauptstadt Düsseldorf beschäftigt in ihrer Verwaltung rund 12.000 Mitarbeitende und zählt zu den größten Arbeitgeberinnen der Region. Eins der 46 städtischen Ämtern und Instituten ist das Amt für Gleichstellung und Antidiskriminierung. Es ist im Dezernat des Oberbürgermeisters angesiedelt und arbeitet querschnittsorientiert zu den Schwerpunkten Gleichstellung, Antidiskriminierung, geschlechtliche und sexuelle Vielfalt sowie Männer- und Jungenthemen – innerhalb der Stadtverwaltung sowie in der Stadtgesellschaft. 

Ihre Aufgaben:

Allgemeine Assistenzaufgaben, insbesondere

  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost 

  • Vor- und Nachbereitung von Terminen, Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage

  • Erstellen von Präsentationen

  • Unterstützung der Amtsleitung bei der Teamkoordination (Urlaubsplanung, Personalangelegenheiten, Onboarding)

  • Koordination ProTime

  • Führung der Abwesenheitserfassung (Urlaub/Krankheit in LOGA)

  • Terminkoordination und selbständige Erledigung von Korrespondenz, sowie Annahme und Vermittlung telefonischer Anfragen für alle Fachbereiche des Amtes

  • Büroorganisation (Telefonie, Raumverwaltung).

Verwaltungsangelegenheiten, wie zum Beispiel: 

  • zentrale Anlaufstelle des Amtes, Zuordnung der Kontaktaufnahmen zu und Weiterleitung an die zuständigen Bereiche

  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

  • Adressverwaltung und Korrespondenz

  • zentrale Beschaffung für das Amt über S-Market

  • Fachamtszentrale

  • Übernahme von Recherchearbeiten, Informationsbeschaffung und –analyse

  • Unterstützung in der Gremienarbeit

  • interne und externe Gleichstellungsarbeit (Beratung, Bearbeitung und Controlling von Anfragen und Beschwerden sowie Stellungnahmen nach § 18 LGG, Teilnahme an Auswahlgesprächen)

  • Vorbereitung und Planung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs 

  • Mitarbeit Haushalt (Zuarbeit und Rechnungsprüfung) 

  • dauerhafte Unterstützung und Mitarbeit in der Sachbearbeitung der verschiedensten Schwerpunktthemen im Amt 

  • Mitarbeit Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement (Unterstützung bei der Organisation, Durchführung Vor- und Nachbereitung von (Online-) Veranstaltungen

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren in einem für den Sekretariatsbereich förderlichen Beruf oder Verwaltungsfachangestellte*r / Verwaltungswirt*in

  • Organisationsvermögen, Kommunikationskompetenz, Team- und Konfliktfähigkeit, Flexibilität und hohes persönliches Engagement 

  • freundlicher, sicherer und verbindlicher Umgang mit Bürger*innen

  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

  • gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie Sicherheit in verwaltungstechnischen Abläufen

  • zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zur Teilnahme an Abend- und Wochenendveranstaltungen

  • Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware und Spezialsoftware (Outlook, Powerpoint, Word, Excel, Loga, ProTime, xFlow oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen 

  • gleichstellung- und diversitätspolitisches Interesse ist wünschenswert

 
Wir bieten: 

  • ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld in einer modernen Verwaltung mit netten Kolleg*innen 

  • Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Privatleben (Work-Life-Balance)

  • Gleitzeit und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit sowie Telearbeit 

  • Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen bei einer großen und vielfältigen Arbeitgeberin.

 
Bewerber*innen müssen für eine Tätigkeit an einem Bildschirmarbeitsplatz im Sinne der Dienstvereinbarung TIV geeignet sein.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Wir leben Vielfalt – 
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.
 
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
 
 
Die Stelle ist zunächst befristet für die Dauer der Mutterschutzfristen der derzeitigen Stelleninhaberin zu besetzen, sofern im Anschluss daran Elternzeit in Anspruch genommen werden sollte, ist eine weitere befristete Umsetzung möglich.
Bei einer vorübergehenden Wahrnehmung höherwertiger Tätigkeiten ist die Gewährung einer Zulage möglich.
 
Das Auswahlverfahren findet voraussichtlich am 30. September 2024 statt.

Bewerbungsfrist und Kontakt:

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 19. September 2024 über den Button „Stell dich vor!“ 
 
Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen im Fachamt Elisabeth Wilfart, Telefon 0211 89-93601 gerne zur Verfügung.
 
Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson
Silke Bräuer,
Telefon 0211 89-21225,
Moskauer Straße 25, Zimmer 3.44. 
 
Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 01/02/02/24/300.