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Landeshauptstadt Düsseldorf

Teamleitung Vorzimmerassistenzen

  • Düsseldorf
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BesGr A 12 LBesO oder EG 11 TVöD 
Besetzbar ab sofort für das Büro des Oberbürgermeisters
 
Das Büro 01 – Büro des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Düsseldorf – umfasst alle organisatorischen Abteilungen, die dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet sind. Dazu gehören zum Beispiel Protokoll-, Gremien- und Ratsangelegenheiten, Internationales, Ehrenamt, Bürgerservice und –kontakte, Fachreferent*innen sowie die Terminkoordination. 
Die Tätigkeit im Büro 01 ist inhaltlich sehr vielseitig und erfordert Flexibilität sowie eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Zudem sind Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation wichtige Grundlagen des Handelns. Dem Geschäftszimmer des Oberbürgermeisters kommt in dem organisatorischen und inhaltlichen Kontext eine zentrale Rolle zu. 

Ihre Aufgaben unter anderem:

  • Teamleitung der Vorzimmerassistenzen mit derzeit vier Mitarbeiterinnen sowie Stellvertretung der Leitung der Terminkoordination
  • Büroorganisation des Geschäftszimmers 
  • Terminkoordination für den Oberbürgermeister, hier insbesondere die eigenverantwortliche und federführende Koordination sowie Entscheidung bei größeren und/oder akuten Terminverschiebungen
  • verantwortliche Steuerung der Aufgaben des Teams und der Logenplanung sowie deren steuerliche Abwicklung
  • Kontrolle der Terminmappen in Hinblick auf Vollständigkeit und inhaltlicher Richtigkeit
  • Planung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs 
  • eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und -weiterleitung
  • Priorisierung von eilbedürftigen Aufträgen/Anliegen
  • Kontrolle, Pflege und Organisation des Kalenders des Oberbürgermeisters
  • selbstständige Einschätzung und Priorisierung der eingehenden Terminanfragen und Umstellung des Tagesablaufs
  • erste Anlaufstelle für Referenten*innen sowie Referatsleitungen rund um die Terminkoordination des Oberbürgermeisters.
In besonders gelagerten oder akuten Einzelfällen zudem:
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen 
  • Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, 
  • Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen 
  • Abwicklung des in- und externen Schriftverkehrs. 

Ihr Profil:

  • Bachelorabschluss mit einem für die Tätigkeit förderlichen Schwerpunkt, oder Befähigung für die Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes oder Verwaltungsfachwirt*in
  • nachweisbare mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit; Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind hierbei wünschenswert
  • hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit und Einsatzbereitschaft, Organisations- und Verhandlungsgeschick
  • sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens sowie zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit 
  • hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
  • Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
  • hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
  • gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS-Teams et cetera)
  • hohe Belastbarkeit sowie hohe Reaktionsgeschwindigkeit
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Bereitschaft zu unter anderem auch spontanen Diensten in den Abendstunden, an Wochenenden und an Feiertagen. 
Bewerber*innen müssen für eine Tätigkeit an einem Bildschirmarbeitsplatz im Sinne der Dienstvereinbarung TIV geeignet sein.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Wir leben Vielfalt – 
Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.
 
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
 
Der Termin des Auswahlverfahrens stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht fest.
Bitte bewerben Sie sich online bis zum 02. Januar 2025 über den Button „Stell dich vor!“.
 
Für nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet steht Ihnen im Büro 01 Astrid de Clerque, Telefon 0211 89-23213 gerne zur Verfügung.
 
Für das Bewerbungsverfahren ist Ihre Ansprechperson
Silke Bräuer,
Telefon 0211 89-21225,
Moskauer Straße 25,
3. Etage links.
 
Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 01/00/05/24/300.